#FAQMonday Frage 2: Wer Pfarrerin bzw. Pfarrer werden will und den ordinierten Dienst in der EKBO anstrebt, möchte wissen, was im Laufe des Studiums eigentlich alles „in die Akte kommt“.

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Deine Frage: Was steht eigentlich alles in meiner Ausbildungsakte?

Unsere Antwort: Die EKBO führt eine Ausbildungsakte für dich, wenn du auf der landeskirchlichen Liste der Theologie- und Gemeindepädagogikstudierenden der EKBO stehst. Diese sieht so aus:

Was steht drin?

Angelegt wird die Akte in der Regel, wenn du einen Antrag zur Aufnahme auf die Liste der Theologie- und Gemeindepädagogikstudierenden gestellt hast. Dieser Antrag mit allen Unterlagen, die du beigefügt hast, befindet sich in der Akte: Abiturzeugnis, Lebenslauf, Immatrikulationsbescheinigung, Kirchenzugehörigkeit, Pfarramtliches Zeugnis, Tauf- und Konfirmationsurkunde. Hinzu kommen die Bestätigung über die Aufnahme in den Studierendenkonvent und dein Nachweis, dass du ein Beratungsgespräch mit einer Pfarrerin bzw. einem Pfarrer der EKBO geführt hast.

Dann steht alles zu den Praktika drin, die du im Rahmen des Theologiestudiums gemacht hast. Was ist alles? Dein Praktikumsbericht, das Votum deiner Mentorin bzw. deines Mentors, der Nachweis über den Besuch der vorbereitenden Lehrveranstaltung und dein Antrag auf einen Praktikumszuschuss. Schließlich wird die Bescheinigung über das erfolgreich absolvierte Praktikum bzw. eine Kopie der Modulabschlussbescheinigung hier abgelegt.

Gibt es etwas Wichtiges, worüber du in einem Ausbildungsgespräch mit uns gesprochen hast, und das für Dritte nachvollziehbar sein muss, wird ein sog. Gesprächsvermerk geschrieben und in die Akte geheftet. Wurden besondere Absprachen mit dir getroffen, werden diese schriftlich festgehalten. Werden dir zum Beispiel eine umfangreiche Berufserfahrung als Äquivalent für ein Praktikum anerkannt, wird diese Verabredung in deiner Ausbildungsakte im wahrsten Sinne des Wortes „vermerkt“.

Hinzu kommen die Nachrichten, die du uns schickst zum Beispiel über Studienortwechsel, Hochzeit, eingetragene Lebenspartnerschaft, Geburt eines Kindes, Urlaubssemester, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.

Meldest du dich zur Ersten Theologischen Prüfung an, werden alle Unterlagen in deiner Ausbildungsakte gesammelt. Von deinem Antrag, einen Prüfungsteil vorzuziehen, z.B. die wissenschaftliche Hausarbeit, bis hin zum Examenszeugnis. Die Gutachten über deine schriftlichen Examensleistungen, deine wissenschaftliche Hausarbeit, Predigtarbeit bzw. praktisch-theologische Ausarbeitung sowie deine Klausuren werden nach der Ersten Theologischen Prüfung ebenfalls hier abgelegt.

Während des Vikariats wird deine Ausbildungsakte in der Ausbildungsabteilung weitergeführt. Trittst du danach deine erste Pfarrstelle an, wird eine neue Akte, deine Personalakte, angelegt. Das ist eine Besonderheit in der EKBO, dass Ausbildungs- und Personalakte getrennt aufbewahrt werden. Nichts, was während deines Studiums „aktenkundig“ wird, steht später in deiner Personalakte, die du dann voraussichtlich dein Leben lang behältst.

Wir hoffen, wir konnten eure Frage beantworten. Für Rückfragen aller Art sind wir gerne da.

Dagmar Kelle

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